Ανακοίνωση ορισμού DPO στην Αρχή

Για να ανακοινώσουν στην Αρχή τον ορισμό του ΥΠΔ, σε συμμόρφωση με την προαναφερθείσα υποχρέωσή τους, οι υπεύθυνοι επεξεργασίας και οι εκτελούντες την επεξεργασία πρέπει να συμπληρώσουν ειδική φόρμα και να την υποβάλουν στη Αρχή ηλεκτρονικά, μέσω της διαδικτυακής πύλης της.

Η ως άνω ηλεκτρονική υποβολή συνίσταται, συνοπτικά, στα εξής βήματα:

1. Σύνδεση του υπευθύνου επεξεργασίας ή του εκτελούντα την επεξεργασία στη διαδικτυακή πύλη της Αρχής ως «φορέα», με χρήση των διαπιστευτηρίων taxisnet (στον ίδιο σύνδεσμο είναι διαθέσιμες οδηγίες για τη σύνδεση και τη χρήση των ηλεκτρονικών υπηρεσιών της Αρχής).
2. Συμπλήρωση των πεδίων της ηλεκτρονικής φόρμας που παρέχεται με την επιλογή «Στοιχεία DPO/Ορισμός» (οδηγίες συμπλήρωσης).
3. Υποβολή της εν λόγω ηλεκτρονικής φόρμας.

Η αντικατάσταση του ΥΠΔ γίνεται μέσω της συμπλήρωσης της ηλεκτρονικής φόρμας που παρέχεται με την επιλογή «Στοιχεία DPO/Προβολή-Αλλαγή», η οποία είναι διαθέσιμη αφού υποβληθεί η ηλεκτρονική φόρμα του ορισμού ΥΠΔ.

Η διαγραφή/κατάργηση του ΥΠΔ (και η μη αντικατάστασή του) γίνεται μέσω της συμπλήρωσης της ηλεκτρονικής φόρμας που παρέχεται με την επιλογή «Στοιχεία DPO/Διαγραφή», η οποία είναι διαθέσιμη αφού υποβληθεί η ηλεκτρονική φόρμα του ορισμού ΥΠΔ. Επισημαίνεται ότι η δυνατότητα αυτή έχει, ουσιαστικά, εφαρμογή στην περίπτωση που έχει ορισθεί ΥΠΔ σε εθελοντική βάση χωρίς να είναι υποχρεωτικός ο ορισμός του, ή σε άλλες περιπτώσεις, όπως η αλλαγή δραστηριότητας ή η λύση μιας εταιρείας.

Προσοχή: Η υποχρέωση ανακοίνωσης ορισμού ΥΠΔ ικανοποιείται ΜΟΝΟ με την υποβολή της συγκεκριμένης ηλεκτρονικής φόρμας μετά από σύνδεση στη διαδικτυακή πύλη της Αρχής. Κατ’ εξαίρεση, σε περίπτωση που, για τεκμηριωμένο λόγο, o υπεύθυνος επεξεργασίας ή ο εκτελών δεν διαθέτουν κωδικούς taxisnet και άρα δεν υπάρχει δυνατότητα σύνδεσής τους στη διαδικτυακή πύλη της Αρχής, μπορεί, για τη σχετική ανακοίνωση, να σταλεί συμπληρωμένο το παρακάτω παρατιθέμενο έντυπο με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (βλ. τη διαδικασία που περιγράφεται παρακάτω).

Τυπικό παράδειγμα φορέα, ο οποίος μπορεί να πραγματοποιήσει την ανακοίνωση ορισμού ΥΠΔ με e-mail: φορέας ο οποίος δεν διαθέτει ελληνικό ΑΦΜ, και άρα δεν διαθέτει κωδικούς taxisnet. Τέτοιοι φορείς μπορεί να είναι εταιρείες εγκατεστημένες εκτός ΕΕ οι οποίες εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του ΓΚΠΔ, δυνάμει του άρθρου 3 παρ. 2 περ. α’ και β΄.

Κατ’ εξαίρεση ανακοίνωση ορισμού ΥΠΔ στην Αρχή με e-mail

Σε περίπτωση που, για τεκμηριωμένο λόγο, δεν μπορείτε να συνδεθείτε στη διαδικτυακή πύλη της Αρχής, υφίσταται η δυνατότητα ανακοίνωσης ορισμού ΥΠΔ μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επισημαίνεται, όμως, ότι ο τρόπος αυτός μπορεί να χρησιμοποιηθεί ΜΟΝΟ κατ’ εξαίρεση, ως επικουρική λύση της σχετικής ανακοίνωσης στην Αρχή. Επισημαίνεται ότι με τη χρήση του εν λόγω τρόπου δεν παρέχεται δυνατότητα διαχείρισης των στοιχείων του ΥΠΔ μέσω της διαδικτυακής πύλης της Αρχής.

Στην περίπτωση αυτή, ακολουθούνται, συνοπτικά, τα παρακάτω βήματα:

1. Συμπλήρωση όλων των απαιτούμενων πεδίων του παρακάτω ειδικού εντύπου (στο τέλος του εν λόγω εντύπου υπάρχουν σχετικές οδηγίες συμπλήρωσης). Το έντυπο αυτό υποβάλλεται ΜΟΝΟ ηλεκτρονικά και σε μορφή τύπου «*.docx».

2. Αποστολή μηνύματος προς τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου dpo-announcement@dpa.gr με θέμα «Ανακοίνωση ορισμού ΥΠΔ στην Αρχή με e-mail» με επισύναψη σε αυτό των παρακάτω:
   • Του συμπληρωμένου ως άνω εντύπου.
   • Της περιγραφής των λόγων που οδήγησαν στην ανακοίνωση του ορισμού ΥΠΔ με τον τρόπο αυτό και όχι μέσω της διαδικτυακής πύλης της Αρχής.

Για την αντικατάσταση ή κατάργηση του ΥΠΔ, στην περίπτωση που η ανακοίνωσή του πραγματοποιήθηκε, κατ’ εξαίρεση, μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ακολουθούνται, συνοπτικά, τα παρακάτω βήματα:

1. Συμπλήρωση όλων των απαιτούμενων πεδίων του αντίστοιχου εντύπου αντικατάστασης ή κατάργησης του ΥΠΔ (στο τέλος του κάθε εντύπου υπάρχουν σχετικές οδηγίες συμπλήρωσης). Συμπληρώνονται τα στοιχεία της τελευταίας ανακοίνωσης ΥΠΔ στην Αρχή. Το έντυπο υποβάλλεται ΜΟΝΟ ηλεκτρονικά και σε μορφή τύπου «*.docx».

2. Αποστολή μηνύματος προς τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου dpo-announcement@dpa.gr με το αντίστοιχο θέμα. Στην περίπτωση της αντικατάστασης αναγράφεται στο θέμα «Ανακοίνωση αντικατάστασης ΥΠΔ στην Αρχή με e-mail». Στην περίπτωση διαγραφής αναγράφεται στο θέμα «Ανακοίνωση διαγραφής ΥΠΔ στην Αρχή με e-mail» Στο σχετικό μήνυμα επισυνάπτονται τα παρακάτω:
   • Του συμπληρωμένου ως άνω εντύπου.
   • Η περιγραφή των λόγων που οδήγησαν στην ανακοίνωση της αντικατάστασης ή της κατάργησης του ΥΠΔ με τον τρόπο αυτό και όχι μέσω της διαδικτυακής πύλης της Αρχής.

Περισσότερα για την επεξεργασία των δεδομένων σας και τα δικαιώματά σας εδώ.